Clôture de caisse (ticket Z) : à quoi elle sert, quand la faire

Le ticket Z en deux phrases

Le ticket Z est le résumé d’une journée de caisse : combien de ventes, pour quel montant, payées comment, et ce que le tiroir doit contenir. Il s’édite à la clôture, quand la journée est finie.

Sur une caisse informatique, chaque vente reste enregistrée une par une. Le Z n’en est que le résumé : il ne remplace pas les ventes, et il ne remet rien à zéro.

Ticket X, ticket Z : la différence

Les deux tickets se ressemblent. Ils ne font pas le même travail.

Dans Vinto, le X s’appelle « Imprimer le rapport (X) » et le Z « Clôturer la journée (Z) », dans l’écran « Vérification de caisse ».

Ce qu’il y a sur un ticket Z

Chaque caisse a sa présentation. Voici celle de Vinto, avec une journée d’exemple.

Vous ne voyez pas la TVA sur ce ticket. Le Z de Vinto compte les ventes et contrôle le tiroir. La TVA, pièce par pièce, est calculée à chaque vente (guide TVA sur marge) et gardée dans les clôtures fiscales scellées, dont il est question plus bas.

Le vrai ticket ajoute, quand des ventes ont été payées par carte, le total par fournisseur de terminal. Pour savoir comment la carte est encaissée en boutique, lisez le guide Tap to Pay sur iPhone.

Le calcul du tiroir, au centime

Le tiroir ne contient que des espèces. Les paiements par carte, par virement et par bon d’achat n’y entrent pas. Les espèces attendues se calculent ainsi : le fond d’ouverture, plus les espèces encaissées, moins les espèces rendues, plus ou moins les mouvements.

Ce que dit la loi

La règle est à l’article 286 du Code général des impôts (3° bis du I). Le BOFiP, qui est la lecture de l’administration, la détaille. Voici ce qu’il en dit sur les clôtures.

1. Qui est concerné. Toute personne assujettie à la TVA qui vend à des clients particuliers et enregistre les règlements au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse (BOFiP, § 1 et I-A § 10).
2. Personne n’est obligé d’avoir un logiciel de caisse. Un assujetti qui suit ses encaissements avec un journal de caisse papier, ou un tableur qui ne mémorise pas les données, n’est pas soumis à cette obligation (§ 1).
3. La franchise en base est exclue. Les boutiques qui ne facturent pas de TVA (articles 293 B et 293 B bis du CGI) ne sont pas soumises à l’obligation (I-A § 25).
4. Trois clôtures. Le logiciel doit « prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle et annuelle ». Pour chacune, des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables, sont calculées et enregistrées : le grand total de la période et le total perpétuel (II-C § 170).
5. On garde tout, pas seulement le Z. Les données enregistrées ligne par ligne doivent être conservées. Un assujetti qui ne garde que les Z ne respecte pas ses obligations de conservation (II-C § 180).
6. Une correction s’ajoute. Elle se fait par une opération de « plus » ou de « moins », elle-même enregistrée, et jamais en changeant la donnée d’origine (II-A § 90).

Le « grand total » est le cumul du chiffre d’affaires depuis l’ouverture de la période comptable en cours. Le « total perpétuel » est le cumul depuis le début de l’utilisation du logiciel : il ne repart jamais de zéro (§ 170).

Ce que la loi demande à un logiciel de caisse va plus loin que les clôtures (inaltérabilité, sécurisation, conservation, archivage). Ce guide ne traite que des clôtures. Ce que Vinto fournit à ce sujet est sur la page Sécurité. En cas de doute sur votre situation, demandez à votre comptable.

Quand faire la clôture

Faites-la à la fermeture, une fois que les clients sont partis et que le tiroir est compté. Un Z par boutique et par journée de caisse : chaque boutique a sa session.

Dans Vinto, la journée se déroule ainsi.

1. Le matin. La première vente ouvre la session de la boutique. Le fond d’ouverture est le montant compté à la fermeture précédente. Vous pouvez aussi ouvrir la session vous-même et saisir le fond.
2. Dans la journée. Le ticket X montre où en est la caisse. Un apport de monnaie ou un dépôt en banque s’enregistre comme un mouvement de caisse.
3. Le soir. Vous comptez les espèces, puis vous touchez « Clôturer la journée (Z) » et saisissez le montant compté. Vinto affiche l’attendu et l’écart (« Caisse juste », « Manque » ou « Trop-perçu »).
4. Une fois confirmé. Le Z est enregistré avec son numéro. Il s’imprime tout seul si vous avez activé l’impression automatique, s’archive en PDF et part par e-mail chez les adresses que vous avez indiquées, si vous avez activé ces réglages.

La clôture est réservée à un gérant : le serveur refuse la clôture à quelqu’un qui n’a pas ce rôle.

Vous avez oublié ? Vinto ne laisse pas la session ouverte. Le lendemain, la session d’un jour passé est fermée automatiquement, et un bandeau « Clôture automatique à régulariser » vous demande de compter le tiroir. Un gérant saisit le montant, une seule fois. Une clôture automatique n’est pas un comptage : tant que le tiroir n’est pas compté, personne ne sait s’il y a un écart.

Un écart de caisse : que faire

Un petit écart arrive dans toutes les boutiques : une monnaie rendue en trop, une pièce tombée du tiroir. Il faut surtout qu’il soit visible et expliqué.

1. Recomptez, billet par billet. Une erreur de comptage est la première explication à écarter.
2. Cherchez une vente enregistrée avec le mauvais moyen de paiement : une vente par carte passée en espèces fausse le tiroir. Elle se corrige dans « Vérification de caisse ».
3. Vérifiez les mouvements du tiroir : un retrait ou un apport oublié donne un écart du même montant.
4. Sinon, laissez l’écart enregistré. Ne le « rattrapez » pas en glissant une pièce dans le tiroir.

Dans Vinto, l’écart n’est pas caché : il est inscrit au Z et enregistré comme un mouvement de caisse. Votre comptable le retrouve en comptabilité : un manque est une charge, un excédent est un produit.

Dans Vinto : deux clôtures, deux rôles

Le mot « clôture » désigne deux choses différentes dans Vinto. Elles ne se remplacent pas.

Une clôture scellée ne se réécrit pas. Si son contenu s’avère faux, une clôture rectificative la remplace, et l’ancienne reste lisible. Chaque scellement est relié au précédent par une empreinte : on ne peut pas retirer une journée sans que cela se voie.

Les mois et les années se ferment aussi automatiquement. Vous pouvez en demander une vous-même depuis les exports : la liste des clôtures montre le nombre de ventes et le chiffre d’affaires net de chaque période. Une fois une période scellée, on n’y date plus de nouvelle vente : c’est le même principe, on ajoute, on ne réécrit pas.

Ce que le Z ne remplace pas

• Votre comptabilité. Le Z résume des encaissements. La comptabilité se tient à partir des ventes enregistrées une à une, exportées en fichier des écritures comptables (FEC) pour votre comptable.
• Votre déclaration de TVA. La TVA se déclare à partir de la comptabilité, pas d’un ticket de caisse.
• Les ventes ligne par ligne. Elles doivent rester conservées, même quand vous gardez tous vos Z (BOFiP, § 180).
• Le livre de police. Il trace les objets achetés et vendus, pas l’argent. Voir le guide livre de police.

Les chiffres que Vinto affiche à l’écran aident à piloter la boutique. La comptabilité et la déclaration partent des ventes réelles, pas de ces chiffres d’écran.

Corriger après la clôture

Vous vous apercevez le lendemain qu’une vente a été enregistrée en espèces au lieu de la carte. Le Z est déjà fait.

Le principe de la loi est simple : on ne réécrit pas ce qui est enregistré, on ajoute une opération de plus ou de moins (BOFiP, § 90). Dans Vinto, corriger le moyen de paiement d’une vente rattachée à un Z clôturé génère un Z rectificatif, et l’application vous prévient avant d’appliquer la correction.